Meetings im Stehen: kürzer, effizenter, erfolgreicher
Arbeitsgruppen und Meetings, Workshops und Lagebesprechungen: Nie zuvor war der zeitliche und personelle Aufwand, der durch unentwegte Konferenzen oder Meetings verursacht wird, so groß wie heute. Immer mehr Beschäftigte beklagen, dass mit der Marotte Meeting viel Zeit vergeudet wird – denn tatsächlich würden sich viele der diskutierten Fragen in der Runde wesentlich schneller oder sogar am Telefon in einem kurzen Gespräch klären lassen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Meetings effizient und kürzer zu gestalten. Ein optimal gefasster und vor allem möglichst kleiner Kreis der Teilnehmer entlastet nicht nur viele Teilnehmer im Unternehmen oder der Organisation. Er führt auch dazu, dass sich die mit ihrer Expertise tatsächlich teilnehmenden Beschäftigten intensiver und kompetenter einbringen können. Darüber hinaus sollten Teilnehmer darauf achten, dass eine klar strukturierte Tagesordnung für einen stringenten Verlauf sorgt. Meetings mit offenen Fragestellungen, die alles und jedes ermöglichen, laufen immer Gefahr, aus dem Ruder zu laufen. Nicht zuletzt der Tagungsleiter muss dafür Sorge tragen, dass ein Meeting zeitlich begrenzt und auf die wesentlichen Fragestellungen reduziert wird.
Die eigentliche Möglichkeit, ein Meeting auf das unverzichtbare Maß zu reduzieren, besteht in der Gestaltung des Umfeldes. Die Universität hat bereits vor Jahren ein eindrucksvolles Experiment gewagt und verblüffende Ergebnisse zutage gefördert. Meetings im Stehen sind deutlich kürzer. So waren die Konferenzen, die im Stehen durchgeführt wurden um rund ein Drittel kürzer als jene, die im Sitzen stattfanden. Auch die Ergebnisse der beiden Arten des Meetings wichen nicht wesentlich voneinander ab – für die Durchführung eines Meetings und vor allem für die Resultate ist es also unerheblich, ob die Teilnehmer sitzen oder stehen können. Der entscheidende Vorteil besteht vielmehr darin, dass bei den Meetings im Stehen ein erheblicher Zeitunterschied erarbeitet werden konnte.
Die Geschichte zeigt, dass es schon immer kurze und effiziente Meetings gegeben hat, die im Stehen abgehalten wurden. So finden Lagebesprechungen beim Militär vor dem Kartentisch im Stehen statt, Einweisungen vor Ort werden im Stehen abgehalten, aber auch Präsentationen im Management lassen sich immer häufiger im Stehen abhalten. Klar ist: Je zielorientierter ein Meeting veranstaltet wird, je kompakter die zeitlichen Ressourcen sind, desto erfolgreicher ist es auch. Davon profitieren die Tagungsleiter, die Beschäftigten und Teilnehmer – vor allem aber die Unternehmen selbst.