Chancen der Smartphones im Büro nutzen und Risiken vermeiden
In vielen Unternehmen liegt gerade wegen dem beginnenden Kampf um Fach- und Führungskräfte der Schwerpunkt auch darauf, moderne Technik einzusetzen, um das Personal zu begeistern. Deshalb ist in den meisten Büros und im Außendienst die Verwendung eigener Smartphones erlaubt. Dennoch machen sich nicht nur Datenschützer sorgen, sondern auch die Unternehmer selbst! Denn in vielen Unternehmen besteht ein erheblicher Teil des Firmenwertes aus Daten und immateriellen Wirtschaftsgütern. Die Personalführung sollte hier rechtzeitig an den Einsatz der neuen Technik denken!
Wissen und Transparenz sind genauso nötig wie eine Firewall
Personal im Umgang mit Daten und Smartphones zu schulen beginnt mit einem ersten Schritt, der Schaffung von Bewusstsein! Der Wert von Daten und Informationen sollte im Rahmen der Personalführung oft und regelmäßig angesprochen werden. Dann bildet sich mit das Bewusstsein, dass diese Daten nicht unbeaufsichtigt oder ungeschützt herumliegen dürfen. Wer sein Smartphone nicht dabei hat, der sollte dieses mit der PIN gegen den Zugriff von Unbefugten schützen. Ebenso sollte das Personal auf die Möglichkeiten der unterschiedlichen Speichermedien aufmerksam gemacht werden! Am besten ist eine Trennung von geschäftlichen Daten und privaten Daten auf unterschiedlichen Datenträgern wie beispielsweise SIM Karten oder Micro SIM Karten. Dabei sollte es selbstverständlich sein, dass die IT-Abteilung auch die Möglichkeit bekommt, Daten auf dem Speicher der firmeneigenen Daten zu löschen. Tritt ein Manager beispielsweise eine Flugreise in ein Land mit sehr rigiden Sicherheitsvorschriften an, dann sollten nicht benötigte Daten entfernt werden können. Denn in manchen Ländern ist es durchaus üblich, dass Grenz- und Zollbehörden einen unbeobachteten Zugriff auf die Daten vornehmen können.
Die Vertraulichkeit definieren
Ein weiterer wichtiger Schritt in der Personalführung ist eine Vereinbarung zwischen Unternehmen und Personal über die Vertraulichkeit von Informationen. Im Zeitalter der sogenannten sozialen Netzwerke besteht hier eine erhebliche Unsicherheit, was gepostet werden darf und was nicht. Im Zweifelsfall sollte sich das Personal immer für Vertraulichkeit entscheiden, wenn keine Zustimmung vorliegt. Denn nicht unbedingt jeder Kunde möchte mit seinem Namen Werbung machen oder dass ein Vertragsabschluss unkoordiniert der Öffentlichkeit mitgeteilt wird. Im Zweifelsfall sollte die Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes vor dem schnellen Werbeeffekt den Vorzug erhalten. Etwas, was die Personalführung deutlichst schon vor der Einstellung von neuem Personal kommunizieren sollte.
Neben technischen Vorkehrungen zur Datensicherung ist also der Faktor Mensch von herausragender Bedeutung für den Umgang mit sensiblen Daten.